5 mayo, 2020

10 Tips para trabajar desde casa

5 mayo, 2020

10 Tips para trabajar desde casa

El Coronavirus ha traído cambios tremendos a nuestras actividades diarias y uno de los más fuertes es la manera en que muchas empresas comenzaron a trabajar.

De la noche a la mañana mandaron a cientos de miles de personas a realizar sus actividades laborales desde casa y la gran mayoría no está preparada ni saber cómo hacerlo.

Por eso quiero compartirte algunos tips para sacarle el máximo provecho, aumentar tu productividad y demostrar que el “Home Office” además de ser posible es viable para muchos negocios.

  1. Reuniones Virtuales Diarias

Te recomendamos que todos los días (laborales) y a la misma hora se tenga una reunión virtual con los líderes de tu equipo en los que se toquen puntos muy específicos. Pueden empezar con los logros que tuvo cada quien el día anterior y las metas que se cumplieron. Esto pondrá todos en una actitud positiva. Lo siguiente sería platicar sobre su meta o metas de ese día en particular, así todos saben en qué está trabajando cada quién. Y por último, si estas atorado con algo o si necesitas ayuda de alguien para cumplir con una de tus actividades. Esta reunión no debe moverse ni posponerse a menos que sea por algo extraordinario. Los días lunes pueden extenderse un poco más para planear la semana o los días primero de cada mes para revisar la planeación mensual.

  1. Evita el uso de correo electrónico

No digo que el correo electrónico no sea una herramienta útil, pero trabajando desde casa lo que queremos es agilidad y el correo es lento, no es algo que cheques seguido. En una oficina muchas dudas se resuelven fácilmente porque te levantas de tu asiento, vas al lugar de Ramírez y le preguntas si el documento es con tinta negra o tinta azul, por decir un ejemplo. La respuesta es muy rápida: “azul”. Si lo haces por correo, la respuesta puede tardarte varios minutos o incluso hasta horas en llegarte y retrasar tus actividades. Por eso te recomendamos utilices herramientas de Chat Continuo como es #Slack o incluso WhatsApp. De esta manera la información fluye de una manera mucho más rápida y hay menos atrasos.

  1. Fechas de entrega y Métricas

En el punto número uno hablamos de pequeñas metas, obvio estas metas tienen que ser SMART. Por lo que deben de tener una fecha de entrega y una manera en que podamos medir los resultados. Esto es muy importante cuando se está trabajando desde casa porque de esta manera no estas preocupado si González estará trabajando o está viendo Netflix. Tú sabes que González tiene que entregar en “x” fecha y que debe de cumplir.

  1. Acondicionar un lugar para trabajar

Aunque estés en tu casa, es muy importante que designes tu espacio de trabajo, lo tengas ordenado y con todo lo que necesitas para desempeñar de manera correcta tus actividades. Por ningún motivo trabajes desde tu cama. Ten un escritorio, aunque sea pequeño, y una silla cómoda.

  1. Define tus horarios de trabajo

Define de qué hora a qué hora vas a trabajar y sé transparente sobre ello con tu equipo. Esto beneficiará a todos. Evitas los extremos, tanto que dediques muy poco tiempo a tus actividades y luego corras y sufras para terminar tus pendientes, así como que tampoco te estén pidiendo cosas a las 10 de la noche. Fija tu horario de trabajo, de qué hora que hora vas a cocinar, cuando te vas a tomar un descanso y verás cómo aumentará tu productividad.

  1. Videollamadas cortas

A veces surgen dudas que no se pueden resolver en el chat de la empresa. Para esto podemos usar las videollamadas, pero, por favor, que sean cortas. No agendes una reunión de una hora cuando la duda se pudo haber resuelto en 10 o incluso 5 o 2 minutos. Se breve y ve al grano. Puedes usar aplicaciones como Hang Out o Zoom.

  1. Mantener la cultura empresarial

Nadie puede negar que en todas las empresas hay momentos de distracción, cotorreo o bromas en la oficina. Es sano, hace que el ambiente no este tenso y los colaboradores tengan una mejor relación entre ellos y por consiguiente que se alcancen mejores resultados. Debemos de mantener esta “camaradería” en la comunicación que tengamos diariamente. No ser cuadrados en cuanto a los correos y chats de la empresa. Permitir bromas o incluso que envíen “memes” hará que el equipo trabaje de mejor humor.

  1. Videotutoriales

Cuando estamos en la oficina y Godínez no sabe cómo sacar un reporte, Juanita se le puede acercar a su lugar y decirle que le de click aquí y luego allá. Cuando trabajamos desde casa, esto se complica. Tener videotutoriales de las actividades importantes o repetitivas nos ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza. Puedes usar una herramienta como Loom.

  1. Herramientas Colaborativas

Para este punto ya sabemos que la transparencia y comunicación son clave. Tener los archivos en la nube para que cualquiera pueda tener acceso a ellos es muy importante y se ahorra mucho tiempo de andarlo pidiendo y viendo quien lo tiene. Puedes hacerlo con Google Drive. Al mismo tiempo, utilizar Google Calendar y compartirlo con el equipo para que todos sepan en que está trabajando cada quién.

  1. Comunicación Máxima

Por si no había quedado claro, la comunicación es vital. Si pensabas que en la oficina tu equipo se comunicaba bien, ahora tienen que comunicarse el triple de eso. Y que esta comunicación sea constante. Para eso está el chat. “Ya terminé esto, voy a hacer esto”. “Ah perfecto, entonces ya puedo avanzar con esto otro”. Que todo el tiempo la información fluya para todos.

Espero que estas recomendaciones puedan servirte para mejorar tu productividad en casa y la de toda tu empresa. Soy un fiel creyente de que sí se puede hacer “Home Office” en un montón de empresas y el Coronavirus vino a que lo probáramos aunque sea “a la fuerza”. Nos puede servir para darnos cuenta que funciona y que trabajar desde casa no es sinónimo de andar de flojo.  

Ernesto Navarro

Ernesto Navarro

Líder de Estrategia Comercial
Compusur